Jau du dešimtmečius „SharePoint“ buvo pagrindinė įmonių bendradarbiavimo sistema visame pasaulyje. Labai pažangios platformos funkcijos sukuria saugią aplinką keistis informacija, įrašyti duomenis ir dalytis dokumentais.
Viena iš tokių funkcijų leidžia atidaryti SharePoint failą, net jei nesate įprastas vartotojas. Šiame straipsnyje apžvelgsime išorinio bendrinimo pagrindus – nuo bendrinimo su išoriniais naudotojais iki to, kokio tipo failus galite įtraukti.
Bendrinkite dokumentus naudodami „SharePoint“.
„SharePoint“ leidžia saugoti ir bendrinti failus naudojant pasirinktą žiniatinklio naršyklę. Tai suderinama su beveik visais paieškos varikliais ir įrenginiais. Taip pat galite sinchronizuoti jį su kitomis debesies saugyklos paslaugomis, pvz., „OneDrive“.
Platforma puikiai tinka bendrinti visų tipų failų formatus. Sąsaja yra gana lengva skaityti, todėl procesas yra gana paprastas. Štai kaip bendrinti dokumentus naudojant „SharePoint“:
- Atidarykite naršyklę ir eikite į office.com/signin. Prisijunkite naudodami „Microsoft“ paskyrą naudodami el. pašto adresą, telefono numerį arba „Skype“ profilį. Jei nesate užsiregistravę, spustelėkite toliau esančią nuorodą, kad sukurtumėte paskyrą.
- Slinkite per failus. Pažymėkite tuos, kuriais norite bendrinti. „SharePoint“ taip pat leidžia pasirinkti visus aplankus. Viršutiniame kairiajame kampe spustelėkite mygtuką „Bendrinti“.
- Spustelėkite rodyklę žemyn, kad atidarytumėte išskleidžiamąjį meniu. Pasirinkite vieną iš nuorodų bendrinimo parinkčių.
- Jei norite leisti prieigą bet kam, turinčiam nuorodą, pasirinkite „Bet kas“.
- Norėdami bendrinti failą su savo bendradarbiais, pasirinkite „Žmonės iš “.
- Jei norite bendrinti tik su konkrečiais žmonėmis, atitinkamame lauke įveskite jų vardus.
- Jei norite pridėti papildomų instrukcijų, galite parašyti žinutę.
- Baigę spustelėkite „Taikyti“.
Greitesnis būdas tai padaryti – sukurti nuorodą, nukreipiančią į konkretų failą. Tada galite pridėti URL prie tekstinio pranešimo arba nukopijuoti jį į kitą svetainę. Nuorodą gavęs asmuo galės ja dalytis ir su kitais žmonėmis. Štai kaip tai padaryti:
- Prisijunkite prie savo paskyros adresu office.com/signin.
- Spustelėkite „SharePoint“ skirtuką „Kopijuoti nuorodą“.
- Išskleidžiamajame meniu pasirinkite bendrinimo parinktį. Spustelėkite „Taikyti“, kad sukurtumėte nuorodą.
- Jei norite nukopijuoti / įklijuoti nuorodą, naudokite sparčiuosius klavišus CTRL + C ir CTRL + V. Taip pat galite tai padaryti dešiniuoju pelės mygtuku spustelėdami URL ir išskleidžiamajame sąraše pasirinkę parinktis.
Bendrinkite svetainę naudodami „SharePoint“.
„SharePoint“ neapsiriboja failų ir aplankų bendrinimu. Taip pat galite bendrinti visą svetainę su išoriniais vartotojais ir savo katalogo nariais. Štai kaip tai padaryti:
- Prisijunkite prie savo SharePoint paskyros.
- Spustelėkite mygtuką „Bendrinti svetainę“.
- Atsidarys naujas langas. Įveskite asmens ar grupės, kurį norite įtraukti į svetainę, vardą. Taip pat galite bendrinti svetainę su visa organizacija. Tiesiog dialogo lange įveskite „Visi, išskyrus išorinius vartotojus“.
- Nustatykite norimą leidimo lygį. Galite leisti žmonėms peržiūrėti, redaguoti arba visiškai valdyti svetainę.
- Jei norite, galite pridėti pranešimą su papildomos informacijos arba instrukcijomis.
- Baigę spustelėkite „Bendrinti“.
Bendrinkite bet ką naudodami „SharePoint Teams“.
Naudodami SharePoint Team jūs ir jūsų bendradarbiai galite reguliariai keistis dokumentais, medijos failais ir programomis. Portalas skirtas padidinti produktyvumą ir optimizuoti bendradarbiavimą projektuose.
Kaip komandos narys, pagrindiniame portalo puslapyje galite pasiekti visas nuorodas į atitinkamus katalogus, failus ir svetaines. Taip pat galite naudoti veiklos sklaidos kanalą, kad galėtumėte stebėti svetainės sąveiką.
„SharePoint Team“ turi skirtuką „Failai“ su daugybe funkcijų. Bet kuris narys gali naudoti šias funkcijas, kad galėtų redaguoti bendrinamus failus ir tinkinti portalą. Štai parinkčių sąrašas:
- Pasiekite papildomas funkcijas skiltyje „Naujas failas“.
- Sinchronizuokite failus su atitinkamu vietiniu disku.
- Pakeiskite rodinį, kad portalo sąsaja būtų labiau organizuota. Galimos kelios parinktys, įskaitant sąrašo rodinį, plytelių rodinį ir kompaktinį vaizdą.
- Išvalykite kenkėjiškas programas ar nepageidaujamus failus arba praneškite apie įtartinus failus.
- Įkelkite ir prisiregistruokite failus.
- Patikrinkite ir atsisiųskite failus.
- Pertvarkykite failų tvarką.
Tvarkykite SharePoint svečio bendrinimo nustatymus
Jei esate pasaulinis arba SharePoint administratorius, turite teisę tinkinti visos organizacijos bendrinimo nustatymus. Tai reiškia, kad jūs turite nuspręsti, kokio lygio svečio naudotojai dalyvaus SharePoint serveryje. Yra keletas bendrinimo konfigūracijų, kurias galite pasirinkti, atsižvelgiant į jūsų poreikius. Štai kaip tvarkyti svečio bendrinimo nustatymus:
- Atidarykite naršyklę ir prisijunkite prie administratoriaus paskyros.
- Atidarykite skirtuką „Išorinis bendrinimas“.
- Pasirinkite norimą bendrinimo lygį savo organizacijai. Paprastai numatytasis nustatymas yra „Bet kas“.
Skirtingi bendrinimo nustatymai reiškia skirtingus prieigos lygius. Būtinai pasirinkite tą, kuris atitinka bendrinamo dokumento tipą. Štai trumpas kiekvienos bendrinimo konfigūracijos suskirstymas:
- bet kas. Šis nustatymas leidžia vartotojams bendrinti nuorodas, kurioms nereikia autentifikavimo. Tai reiškia, kad jie gali siųsti jį tiek esamiems, tiek naujiems svečiams. Kaip administratorius galite nustatyti kiekvienos nuorodos galiojimo datą.
- Nauji ir esami svečiai. Naudodami šį nustatymą, svečiai turi prisijungti naudodami savo „Microsoft“ paskyrą, kad galėtų pasiekti nuorodą. Jie taip pat gali naudoti savo mokyklos ar įmonės vartotojo ID. Taip yra todėl, kad tokio tipo nuorodoms reikia tapatybės patvirtinimo kodų.
- Tik esami svečiai. Tokiu būdu galėsite bendrinti failus su svečiais iš savo katalogo. Tai apima visus, kurie praeityje priėmė jūsų kvietimus. Tai taip pat reiškia svečius, kuriuos pridėjote rankiniu būdu naudodami „Azure B2B“ ar panašias bendradarbiavimo funkcijas.
- Tik jūsų organizacijos nariai. Jei norite neleisti išoriniams vartotojams pasiekti jūsų katalogo, pasirinkite šį nustatymą. Ji išjungia išorinio bendrinimo funkciją ir saugo visus failus jūsų organizacijoje.
Jei išjungsite išorinį bendrinimą, vėl jį įjunkite. Svečiai, kuriems anksčiau buvo suteikta prieiga, vis tiek galės prisijungti prie serverio. Jei nenorite, kad svečiai atgautų prieigą prie konkrečių svetainių, turite išjungti nustatymą toms svetainėms atskirai.
SharePoint svečio bendrinimo DUK
Kaip įjungti ir išjungti išorinį bendrinimą, kai tik reikia?
Failai, kuriuos įrašote savo „SharePoint“ serveryje, yra pasiekiami visiems, turintiems svetainės leidimą. Tačiau galbūt norėsite bendrinti tam tikrus failus su žmonėmis, kurie nenaudoja SharePoint reguliariai. Čia atsiranda išorinio bendrinimo funkcija.
Norėdami suaktyvinti nustatymą, turite būti „Microsoft 365“ „SharePoint“ valdytojas. Svetainių valdytojai neturi teisės įjungti arba išjungti išorinio bendrinimo. Štai kaip tai padaryti:
1. Prisijunkite prie „SharePoint“ administravimo centro tinklalapio.
2. Eikite į stulpelį kairėje pusėje. Pasirinkite svetainę iš sąrašo.
3. Spustelėkite ratą šalia bendrinimo parinkties, kurią norite įjungti.
Galimos parinktys nustatomos įmonės lygiu. Jei išjungsite išorinį bendrinimą konkrečioje svetainėje, visos nuorodos, kurias bendrinote joje, nebeveiks.
Ką svečiai gali daryti su mano bendrais dokumentais?
Bendrindami nuorodą galite nustatyti, ar ją atidaręs asmuo gali keisti failą. Jei pažymėsite laukelį „Leisti redaguoti“, štai ką kiti naudotojai gali padaryti gavę nuorodą:
• Tiek įkelti, tiek atsisiųsti failus ir aplankus į serverį.
• Kurti naujus aplankus ir įkelti naujus failus.
• Pašalinkite failus iš SharePoint serverio.
• Redaguoti esamus elementus ir aplankus.
• Perkelkite failus iš vieno aplanko į kitą.
• Pakeiskite konkretaus failo pavadinimą ir formatą.
• Bendrinkite failo nuorodas su kitais žmonėmis.
Net ir įjungus redagavimą, kai kurie dalykai vis tiek neribojami. Štai ko imtuvas negali padaryti:
• Redaguoti arba pervardyti šakninį katalogą. Tai taikoma kitiems aukštos hierarchijos aplankams.
• Atidarykite kitus aplankus iš savo SharePoint serverio. Jie gali peržiūrėti ir redaguoti tik tuos, kuriuos bendrinote.
• Pasiekite bet ką kita SharePoint svetainėje be leidimo.
Taip pat jūsų kataloge svečiams yra trys bendrinimo nustatymai. Galite pasirinkti bet kurią iš šių parinkčių:
• Bet kas (nuorodą galima pasiekti be patikrinimo).
• Nauji svečiai (nuorodoje reikalaujama, kad Svečias patvirtintų savo tapatybę). Esami svečiai taip pat gali pasiekti šias nuorodas prisijungę naudodami „Microsoft“ paskyrą.
• Tik esami svečiai (dalijimasis taikomas tik svečiams, kurie jau įtraukti į jūsų katalogą).
• Tik jūsų organizacijos nariai (jokie išoriniai svečiai negali pasiekti nuorodos).
Ką galiu bendrinti naudojant „Microsoft SharePoint“?
SharePoint palaiko visų tipų failų formatus. Beveik bet ką galite įkelti į savo katalogą be kliūčių.
Tačiau senesnėse versijose yra problemų dėl tam tikrų failų tipų. Pavyzdžiui, šie plėtiniai yra visiškai užblokuoti 2016 m. serveryje:
• .asmx
• .asmx
• .svc
• .muilas
• .json
• .xamlx
Laimei, dabartinis serveris neturi tokio apribojimo. Šiuo metu nėra formatų ir plėtinių, kurie būtų uždrausti „SharePoint“.
Dalijimasis yra rūpinimasis
„SharePoint“ sukuria tvarką internetinėje darbo vietoje. Išplėstinės sistemos funkcijos leidžia bendrinti failus ir visas svetaines vos keliais paprastais veiksmais.
Kiekvienai situacijai ir nuorodos tipui yra pageidaujamas bendrinimo nustatymas. Visuotiniai ir „SharePoint“ administratoriai gali net įjungti išorinį bendrinimą ir valdyti visos organizacijos svečio nustatymus.
Ar jūs ir jūsų bendradarbiai naudojate „SharePoint“ failams keistis? Ar jums labiau patinka kitokia bendradarbiavimo sistema? Komentuokite toliau ir pasidalykite mintimis apie išorinio bendrinimo funkciją.